Systém pro on-line podávání, hodnocení a publikování abstraktů

Výchozí situace:

V roce 2006 se v Praze konala 17. Mezinárodní konference hmotnostní spektrometrie (17th International Mass Spectrometry Conference – IMSC2006). Technickou organizaci konference a registraci účastníků zajišťovala agentura Czech-in, odborný program řídil 15členný národní organizační tým. Vzhledem k vysokému očekávanému počtu aktivních účastníků (přes 1000), požadoval národní organizační tým řešení, které by umožnilo podávání abstraktů prostřednictvím Internetu a umožnilo zefektivnit hodnoticí proces. Protože pořádající agentura nabízela pouze málo produktivní řešení založené na sběru dokumentů MS Word zaslaných účastníky e-mailem, nabídli jsme alternativní řešení.

Naše řešení:

Navrhli jsme specializované řešení, které bylo svázáno s konferenčním webem a které obsahovalo řadu funkčních bloků.

Detail podaného abstraktu na webu IMSC2006

Detail podaného abstraktu (kliknutím zobrazíte detail)

Podávání abstraktů:

Účastníci se přihlásili se svým účastnickým číslem a podávali abstrakt pomocí on-line formulářů, které jim umožnily:

  • podat abstrakt ve strukturované podobě přesně podle specifikovaných požadavků, automaticky byla zajištěna kontrola rozsahu (počet znaků, počet autorů apod.) jednotlivých částí,
  • vrátit se k podanému abstraktu a opravit jej před vypršením uzávěrky,
  • získat automaticky potvrzení o podání (e-mailem).

Podání více abstraktů jedním účastníkem nebylo možné.

Hodnoticí proces:

Podané abstrakty procházely několikastupňovým recenzním řízením, zase prostřednictvím Internetu. Každý recenzent měl přiděleno uživatelské jméno a heslo, pod kterým se přihlásil do systému, a podle úrovně oprávnění mohl provést následující činnosti:

  • odborná veřejnost (zástupci národních společností) mohla komentovat podané abstrakty,
  • hlavní řečník odborné sekce mohl podané příspěvky komentovat a navrhovat vybrané pro ústní prezentaci,
  • člen národní komise zodpovědný za danou sekci kontroloval tematické zařazení do sekce, potvrzoval výběr abstraktů pro ústní prezentaci a navrhl přijetí abstraktů,
  • člen národní komise s administrativními pravomocemi potvrzoval přijetí abstraktu.

U abstraktů, které prošly hodnoticím řetězcem, se automaticky vygeneroval potvrzující e-mail.

Abstract book:

Databáze podaných abstraktů se použila pro vytvoření sborníku (abstract book). Redakční systém umožnil:

  • editorům provést změny před publikováním sborníků (sjednocení pravopisu velkých písmen, oprava překlepů),
  • vzhledem k tomu, že abstrakty byly do databáze ukládány ve strukturované podobě, bylo možno vygenerovat automaticky i rejstříky autorů, a přehledy podle data a místa prezentace,
  • táž data byla použita jak pro elektronický on-line sborník, tak i pro generování podkladů pro tiskárnu pro sborník tištěný,
  • vzhledem k tomu, že redakce abstraktů proběhla on-line již při přípravě podkladů, bylo možno podstatně zkrátit dobu pro korektury tištěné verze,
  • on-line sborník umožnil i publikování tzv. Late breaking abstraktů, podaných na poslední chvíli po uzávěrce tištěného sborníku,
  • součástí on-line sborníku bylo i vyhledávání (v názvu, autorech, textu abstraktu i klíčových slovech).

Administrativní funkce:

Systém dále poskytoval členům organizačního týmu řadu funkcí, které mohly být využity pro zajištění odborného programu a administraci:

  • průběžně byl monitorován stav podávání abstraktů, včetně zájmu o jednotlivé odborné sekce,
  • účastníci podávající abstrakt měli možnost vyjádřit předběžný zájem o účast na jednotlivých sekcích, tato data byla použita pro výběr sálů, kdy pro sekce, o něž byl větší zájem, byly rezervovány větší sály,
  • bylo možno párovat podané abstrakty s platbami a vyloučit abstrakty, jejichž autoři nezaplatili,
  • účastníci mohli být hromadně obesíláni aktuálními informacemi a upřesněními odborného programu,
  • účastníci byli hromadně obesláni s personalizovanými informacemi týkajícími se prezentace jejich konkrétního odborného příspěvku (datum, čas, místnost, popř. číslo panelu pro vyvěšení plakátu).

Závěr:

Realizované řešení podstatným způsobem zjednodušilo přípravu odborného programu konference. Agenda spojená s podáváním a hodnocením abstraktů probíhala čistě elektronicky prostřednictvím Internetu. Byla umožněna spolupráce hodnotitelů, administrátorů a editorů na dálku. Všechny úkony mohly být monitorovány, autoři byli informováni o podání, přijetí a prezentaci příspěvku automaticky generovanými personalizovanými e-maily. Z výsledné databáze abstraktů bylo možno přímo vygenerovat podklady pro tisk sborníku.

Současný stav projektu, odkazy:

Původní web již není aktivní, funkční kopie jsou k dispozici na adresách:

Podrobnější verze případové studie ke stažení (obsahuje příklady obrazovek):