YEAST 2001

Automatizace účastnické agendy pro odbornou konferenci

Výchozí situace:

Mezinárodní odbornou konferenci YEAST 2001 pořádal Mikrobiologický ústav AVČR. I přes velký předpokládaný počet účastníků (1000) bylo rozhodnuto, že organizační výbor zrealizuje konferenci vlastními silami, bez pomoci externí specializované agentury.

Naše řešení:

Navrhli jsme databázový systém, který se skládal ze dvou propojených částí. První část běžela na webovém serveru jako součást konferenční prezentace a umožňovala on-line přihlašování účastníků s možností platby kreditní kartou (pomocí terminálu v režimu MO/TO).

Druhá část běžela na PC a sloužila k řízení agendy. Systém poskytoval průběžné informace o účastnících a o jejich programových preferencích, zajišťoval evidenci prezentací, abstraktů a plateb, a dále i odhad sumy vybraných účastnických poplatků. Navíc umožnil obesílat účastníky přímo z aplikace (jednotlivě i hromadně). Standardní datový formát umožnil přímé propojení s MS Office. Tím bylo možno pohodlně získat výstupní tiskové sestavy v podobě použitelné pro zpracování tištěných konferenčních materiálů (jmenovky, seznamy účastníků apod.).

Dosažené výsledky:

• Realizované řešení podstatně způsobem ke zjednodušení agendy se správou přihlášených účastníků. On-line registraci využilo více než 80 % participantů; přibližně polovina účastníků zaplatila kreditní kartou.
• Pomocí personalizovaných e-mailů, generovaných z databáze, byli účastníci předem informováni o posledních změnách v programu; to napomohlo bezproblémové registraci a organizaci panelových prezentací během konání konference.
• Nasazení našeho řešení umožnilo zajistit klientovi pořádání konference vlastními silami. Přineslo tak podstatnou úsporu finančních prostředků v situaci, kdy uvažovanou alternativou bylo svěřit organizaci akce externí agentuře.

Současný stav projektu:

Projekt již není aktivní – organizace konference bylo jednorázovou záležitostí, která byla realizována v období let 2000-2001. K dispozici je stále archivní web.